Guía on-line

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La guía se estructura en 3 grandes bloques: Básico, Avanzado, General.

1. Básico
   1. Entrar en su aplicación
   2. Primera vez en Factunube, configurar empresa
   3. El menú y las pestañas
   4. Una factura en 5 minutos
   5. Puesta en marcha básica (logo, series, artículos)
   6. Introducción de sus clientes
   7. Flujo de trabajo genérico™
2. Avanzado
   1. Gestión de sus usuarios
   2. Impresión de facturas/albaranes/presupuestos
   3. Impresión de tíquets
   4. Usar un lector de códigos de barras
3. General
   1. Atajos de teclado, teclas rápidas
   2. Atajos con el ratón
   3. Más de un CIF o NIF (multiempresa)
   4. ¿Quién ha sido? El historial de cambios/eliminaciones
   5. Preguntar en el Foro

1. Básico

1.1 Entrar en su aplicación

Una vez finalizado su proceso de registro, recibirá un correo electrónico en el que constrarán, entre otras cosas, la dirección web que deberá utilizar para acceder a su aplicación en Factunube, según el identificador de empresa que haya utilizado. Un ejemplo podría ser http://fnube.com/suempresa. Escríbalo en la barra de dirección de su navegador, guárdelo en favoritos, etc.

1.2 Primera vez en Factunube, configurar su empresa

La primera vez que accede a Factunube se le preguntarán unos datos comerciales y fiscales básicos para poder empezar a trabajar, crear facturas, etcétera. Los campos marcados con negrita serán de obligado cumplimiento. Este proceso no tendrá que repetirlo. Recuerde que si quiere omitir alguna información, siempre podrá acceder a ella en el menú Herramientas > Configuración de Empresa, una vez dentro del programa.

1.3 El menú y las pestañas

El menú superior contiene los grupos de datos y acciones: Clientes, Proveedores, Artículos, Facturación, etc. Al hacer clic sobre uno de esos elementos, se desplegará un menú emergente.

Al hacer clic y abrir un elemento de menú, se abrirá su panel en la parte inferior, dentro de una pestaña. Para cerrar una pestaña deberá pulsar en su botón en forma de cruz, al lado del nombre.

1.4 Una factura en 5 minutos

Desplegamos el menú Facturación y hacemos clic en Facturas. Aparecerá la pestaña de Facturas y hacemos clic en el botón Nueva Factura.

Y entonces aparecerá la ventana emergente Nueva Factura:

Los campos marcados en negrita (Año fiscal, Cliente, Datos fiscales) son obligatorios, algunos ya le vendrán rellenados por defecto, esto es habitual en muchas ventanas de Factunube.
Los aspectos básicos a tener en cuenta para crear una factura son:

• Cliente: Desplegable para elegir el cliente receptor de su factura, bien puede ir escribiendo en el mismo campo de texto para ir buscando el cliente, hacer clic en la flecha hacia abajo para desplegarlos todos, o hacer clic en el botón + para abrir la ventana Nuevo Cliente y añadirlo directamente.
• Líneas de la factura: Situadas en la parte inferior de la ventana, este espacio listará los elementos facturados.
  • - Código: Un espacio para que introduzca el código de su artículo, especialmente diseñado para usarse con lector de códigos de barras para trabajar de forma más rápida. Los artículos deben estar introducidos ya en la base de datos, esto lo podrá hacer en el menú Artículos. Con el botón de Flecha hacia abajo procederá a la factura del artículo con el código indicado.
  • - Botón Lupa/Código: Con este botón puede alternar la búsqueda por nombre de artículo o por código. En el modo de búsqueda por artículo tiene un botón + para añadir un artículo a la base de datos, en caso de que éste no existiera.
  • - Botón Flecha abajo: Este botón factura el artículo/código seleccionado. Se activa también pulsando la tecla Intro.
  • - Botón Cruz +: Este botón, situado a la derecha de la flecha abajo, le permitirá añadir líneas de facturación personalizadas o ad-hoc. Es decir, podrá crear líneas que no estarán vinculadas a ningún artículo de su base de datos. Esto es perfecto si quiere facturar rápidamente un servicio o artículo en un momento determinado sin tener que añadirlo a la base de datos. Luego, en la línea de facturación podrá hacer clic sobre los elementos e ir rellenando sus campos, como si de una hoja de cálculo se tratara.

Ejemplo, facturamos unos muebles usando el buscador por artículo.

En la parte inferior de la ventana podrá efectuar un pago (pagar ahora) o dejarlo para más tarde. Tiene los botones de Imprimir, Guardar, y Cerrar. El botón Imprimir también guarda la factura.

Y así se verá en su lista de Facturas.

Puesta en marcha básica (logo, series, artículos)

En la sección Herramientas > Configuración de Empresa puede subir una imagen del logotipo de su empresa, que aparecerá con el tamaño adecuado en las facturas, presupuestos y albaranes.
Para ello, una vez en la pestaña Configuración de empresa, abra la pestaña Logo y haga clic en el botón con forma de cámara de fotos, aparecerá un menú emergente y seleccione Enlazar imagen. Se abrirá el Gestor de imágenes, ahí podrá crear un álbum nuevo para sus logotipos o simplemente seleccionar el Álbum por defecto, y luego añadir una imagen desde su disco duro.

Vayamos ahora a ver cómo queda nuestro logotipo en la factura que acabamos que hacer, para ello volvemos a abrir la pestaña de Facturas, seleccionamos nuestra factura, y a la derecha, seleccionamos la pestaña Previsualización.

Navegue y explore todas las demás pestañas y opciones.
El próximo paso que puede que necesite será crear Series de facturación diferentes para sus facturas, sus albaranes, presupuestos, tíquets, devoluciones, etc. Usted puede crear todas las series que quiera, simplemente abra la pestaña Facturación > Series, haga clic en el botón + para añadir una serie. En este ejemplo crearemos la serie F para nuestras Facturas, la pondremos como serie por defecto para todas las nuevas facturas que creemos, y eligiremos el color Azul.

Su próximo paso inicial podría ser introducir algunos de sus artículos en la base de datos, la gestión de los artículos se hace desde la pestaña Artículos > Artículos, como siempre con el botón + podrá añadir artículos nuevos. Para introducir un artículo será obligatorio proporcionar 3 datos: el concepto (o nombre de artículo), su precio (p.v.p. o bien el precio sin impuestos desmarcando la casilla Imp.incluidos), y el tipo de impuesto con el que se grava (ahora por defecto IVA 21 – al 21.00%).

Recalcamos que cuando está marcada la casilla Imp.incluidos, el precio que usted debe introducir tiene que el P.V.P., si quiere introducir el precio base sin impuestos solo tiene que desmarcar la casilla Imp.incluidos.
En la pestaña Descripción podremos escribir más detalles sobre el producto. Podemos también añadir una fotografía del producto, esto lo haríamos una vez guardado el producto, en la pestaña Imagen a la derecha, y sería un procedimiento análogo a subir el logotipo de empresa. Pruebe y experimente con todas las opciones.

Introducción de sus clientes

Puede introducir sus clientes más comunes ahora en la pestaña Clientes > Clientes, o hacerlo en el momento de crear una factura. A la hora de crear un nuevo cliente, sólo será necesario proporcionar un nombre fiscal, comercial y un cif o nif, todos los demás datos serán opcionales. En el panel de la derecha podrá ver las pestañas Contactos (para asignar teléfonos, correos electrónicos, etc, como contactos de su cliente), y Facturas/Albaranes/Presupuestos asociados con ese cliente.

Flujo de trabajo genérico™

El Flujo de trabajo genérico™ es la forma implícita de trabajo con la que funciona Factunube y es semejante al flujo de trabajo de las apliaciones de escritorio, de hecho, el flujo de trabajo genérico le permitirá adaptarse a Factunube rápidamente y hacer el uso más eficiente sin esfuerzo. Se basa en una interfaz gráfica con las siguientes premisas:

1. Los menús (arriba), abren las pestañas (abajo).
2. Todos los paneles (listas) tienen unos botones genéricos en la parte superior para realizar las operaciones más comunes (añadir, eliminar, editar, duplicar, imprimir, filtro de búsqueda).
3. Al seleccionar un elemento (cliente, factura, etc) en una lista, tiene acceso a más propiedades asociadas con ese elemento (en el panel de la izquierda).
4. Todas las ventanas emergentes se pueden minimizar, maximizar, mover y cerrar.

2. Avanzado

Gestión de sus usuarios

En la opción del menú Herramientas > Configuración de usuarios encontrará lo necesario para crear nuevos usuarios, gestionar contraseñas, asignar usuarios a grupos, etc. A esta configuración sólo tendrá acceso el administrador.

Impresión de facturas/albaranes/presupuestos

Las facturas, albaranes y presupuestos se imprimen en PDF. Una vez descargados los puede imprimir con el programa que desee, por ejemplo Acrobat Reader, y guardarlos en su disco duro. Imprimir es bien sencillo, los pasos a seguir son:

• Abrir la pestaña de Facturas (menú Facturación > Facturas).
• Hacer clic sobre la factura que quiera imprimir (para seleccionarla), y seguidamente hacer clic en el icono con forma de impresora (arriba).
• Esto le generará su factura en PDF y se la enviará para que la descargue a su ordenador, luego tendrá que abrir ese archivo con su programa lector de PDF (normalmente Adobe Acrobat Reader), e imprimir.

Impresión de tíquets

A la hora de imprimir tíquets en su establecimiento, Factunube le ofrece dos posibilidades:

• Impresión normal: Como para las facturas, presupuestos, albaranes, etc. Impresión en archivo PDF.
• Impresión directa: Con este modo, los tíquets se imprimirán directamente por la impresora de tíquets sin que se genere ningún PDF, este es el modo de funcionamiento más ágil para un comercio. La configuración se encuentra en Herramientas > Configuración de empresa > Tíquets.

Si ha activado la impresión directa, podrá introducir un nombre de impresora, que deberá ser idéntico al nombre que lista su sistema operativo. Por ejemplo, en Windows, en la ventana “Dispositivos e impresoras”, encontramos que el nombre de nuestra impresora de tíquets es “Posiflex PP6800 Partial Cut”.

Usar un lector de códigos de barras

Los lectores de códigos de barras suelen ser periféricos USB dotados de un sensor láser. Si usted dispone de uno, Factunube está preparado para su uso en:

• La introducción de códigos de sus artículos.
• Las búsquedas a la hora de introducir artículos cuando crea un tíquet o factura (estilo supermercado).
• Las búsquedas de facturas, tíquets, presupuestos o albaranes en el campo Buscar… Ya que las facturas, tickets, etc, se imprimen con código de barras.

3. General

Atajos de teclado, teclas rápidas

• Mayúsculas (Shift): En las listas le será muy útil para seleccionar varios elementos, por ejemplo, para eliminarlos.
• Tabulador: La tecla de tabulación servirá para avanzar en los campos de los formularios.
• Esc: La tecla escape cierra la ventana emergente abierta actualmente.

En la ventana de crear Facturas/Tickets/Albaranes/Presupuestos:

• Ctrl-U: Guardar
• Ctrl-I: Guardar e imprimir
• Ctrl-.: Añadir una línea vacía

Atajos con el ratón

• Doble-clic: Si lo hace sobre un elemento de una lista (un cliente por ejemplo) se abrirá directamente la ventana con su información para que pueda editarlo.

Más de un CIF o NIF (multiempresa)

Para poder gestionar más de una empresa puede añadir otra identificación fiscal en la pestaña Herramientas > Configuración de empresa, y así podrá crear, por ejemplo, facturas con una identificación fiscal y facturas con otra.

¿Quién ha sido? El historial de cambios/eliminaciones

Factunube dispone de sistemas para que el administrador pueda saber qué usuario (y cuándo) ha realizado cambios en los datos, por ejemplo, modificar una factura, eliminar un cliente.

• El historial de cambios le mostrará una lista de las operaciones de modificación sobre datos, ordenadas cronológicamente, el nombre del usuario que realizó el cambio, y una descripción de los cambios.
• El historial de eliminaciones le mostrará una lista de las eliminaciones y el usuario que las realizó, ordenadas cronológicamente, y una descripción de los datos eliminados.

Preguntar en el Foro

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